Om de planvorming in goede banen te leiden, zijn zowel de Nederlandse gemeente Baarle-Nassau als de Belgische gemeente Baarle-Hertog vanaf het begin nauw betrokken geweest bij het project. Er zijn meerdere overleggen met beide gemeenten gevoerd, waarbij de inbreng vanuit de historische en lokale kennis van grote waarde is geweest. Hiernaast heeft Iv diverse veldinventarisaties uitgevoerd en specifieke gebiedskenmerken, kansen en risico’s voor inpassing van de toekomstige hemelwaterstructuur in beeld gebracht.
Eén van de bevindingen is dat de grondwaterstand vrij laag is, gemiddeld zo’n 1,5 tot 2 meter onder het maaiveld. Alleen in het gebied rond Loveren komen hogere waterstanden voor, tot net onder het maaiveld. Deze lage waterstand kan in droge perioden (zomer) leiden tot droogtestress, maar biedt ook kansen om water bij piekbuien te bufferen.
Na de inventarisatiefase heeft Iv een schetsontwerp opgesteld voor de optimalisatie en herverdeling van het hemelwater door middel van een blauwe aderleiding. Dit houdt vooral in dat water wordt afgevoerd vanuit overlastlocaties richting het buitengebied. Hierbij wordt voornamelijk gebruik gemaakt van watergangen. Door de lage grondwaterstand staan deze watergangen een groot deel van het jaar droog. Hier is ruimte om water op grote schaal te bergen en langzaam te laten infiltreren. De blauwe ader wordt deels uitgevoerd als infiltratiebuis waardoor bij normale neerslag het merendeel van het hemelwater plaatselijk infiltreert in de bodem. Hiermee wordt verdroging ook binnen de bestaande bebouwde gebieden tegengegaan. Met het hemelwaterstructuurplan is rekening gehouden met toekomstige bouwplannen en inrichtingsprojecten, onder andere door hemelwaterbuizen te dimensioneren op de toekomstige te verwachten hoeveelheden verharding.
Bij de modellering is als toetsingscriterium gehanteerd dat er geen water op straat mag ontstaan bij ‘Bui 10’, vermeerderd met een factor van 10 procent. Deze bui komt statistisch gezien eens in de tien jaar voor en houdt 45 minuten aan, met een totale neerslag van 35,7 millimeter en een neerslagpiek van 75,6 millimeter per uur. Alle aangrenzende oppervlakken worden direct op deze hoofdstructuur aangesloten. Daken worden voor 50 procent aangesloten op het systeem en openbaar verharde oppervlakken zelfs volledig.
Het plan bestaat uit de hoofdstructuur (blauwe ader) maar ook uit gemarkeerde gebieden waar lokaal maatregelen worden getroffen, zoals wadi’s en kleinere maatregelen op particulier terrein. Naast de hoofdstructuur zijn er enkele kleinere gebieden met een eigen afvoerlocatie aangewezen. Niet alle gebieden kunnen immers op doelmatige wijze op de hoofdstructuur worden aangesloten.